Quản lý thời gian của người làm chủ: bận rộn khác với hiệu quả

Người làm chủ doanh nghiệp nhỏ thường có một điểm chung: họ luôn bận rộn. Sáng mở cửa hàng, trưa gặp khách hàng, chiều giải quyết giấy tờ, tối trả lời tin nhắn, và cuối tuần vẫn phải lo công việc. Nhiều người tự hào về sự bận rộn của mình, coi đó là bằng chứng cho sự chăm chỉ và trách nhiệm. Nhưng bận rộn và hiệu quả là hai chuyện hoàn toàn khác nhau, và không ít người làm chủ đã kiệt sức vì bận rộn mà doanh nghiệp vẫn không phát triển.

Điểm khác biệt đầu tiên nằm ở việc phân biệt việc quan trọng và việc khẩn cấp. Có những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, chẳng hạn trả lời một tin nhắn không gấp hay xử lý một yêu cầu nhỏ của khách hàng, và có những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, chẳng hạn lập kế hoạch kinh doanh, đào tạo nhân viên hay tìm kiếm khách hàng mới. Người làm chủ giỏi là người dành thời gian cho việc quan trọng, thay vì để cả ngày của mình bị chiếm bởi những việc khẩn cấp vụn vặt.

Một kỹ năng quan trọng khác là biết giao việc. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ ôm đồm mọi thứ vì nghĩ rằng không ai làm tốt bằng mình, hoặc vì sợ tốn chi phí thuê người. Nhưng khi chủ doanh nghiệp dành cả ngày để làm những việc mà nhân viên có thể làm được, họ đã đánh mất thời gian cho những việc chỉ mình họ mới làm được, như định hướng chiến lược, xây dựng quan hệ đối tác hay phát triển sản phẩm mới. Giao việc không phải là lười biếng, mà là cách sử dụng thời gian một cách khôn ngoan.

Lập kế hoạch cho ngày làm việc từ tối hôm trước là một thói quen đơn giản nhưng rất hiệu quả. Chỉ cần dành mười phút mỗi tối để liệt kê ba việc quan trọng nhất cần làm vào ngày mai, bạn sẽ bắt đầu ngày mới với sự rõ ràng thay vì bị cuốn theo những việc phát sinh. Khi ba việc quan trọng đã xong, những việc còn lại có thể xử lý sau mà không gây áp lực. Cách làm này giúp ngày làm việc có trọng tâm, thay vì trôi qua trong sự bận rộn không định hướng.

Điện thoại và mạng xã hội là hai kẻ đánh cắp thời gian lớn nhất của người làm chủ. Những thông báo liên tục khiến bạn bị gián đoạn cứ vài phút một lần, và mỗi lần gián đoạn đều cần thời gian để tập trung trở lại. Hãy thử tắt thông báo trong những khoảng thời gian làm việc tập trung, chỉ kiểm tra tin nhắn vào những khung giờ cố định trong ngày. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy mình làm được nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian.

Nghỉ ngơi cũng là một phần của quản lý thời gian, dù nghe có vẻ ngược đời. Một người làm chủ kiệt sức sẽ ra quyết định kém hơn, xử lý công việc chậm hơn và dễ cáu gắt với nhân viên hơn. Dành thời gian cho giấc ngủ đủ, vận động và gia đình không phải là lãng phí thời gian, mà là đầu tư để những giờ làm việc còn lại đạt hiệu quả cao hơn. Doanh nghiệp cần một người chủ tỉnh táo, không phải một người chủ lúc nào cũng mệt mỏi.

Cuối cùng, hãy định kỳ nhìn lại cách mình dùng thời gian. Mỗi tuần, dành mười lăm phút để xem mình đã dành bao nhiêu thời gian cho việc quan trọng, bao nhiêu cho việc vụn vặt, và có việc nào có thể giao cho người khác hay loại bỏ hẳn hay không. Quản lý thời gian không phải là làm được nhiều việc hơn trong một ngày, mà là làm đúng việc hơn. Khi người làm chủ hiểu được điều này, doanh nghiệp của họ sẽ phát triển bền vững hơn rất nhiều.